Plus de 1 200 dossiers perdus par les tribunaux en une année !

«La disparition de dossiers dans les différentes juridictions est un réel obstacle à la mise en place d’une justice saine et équitable». Mustapha Ramid, ministre de la justice et des libertés, n’y va pas de main morte. Dans une circulaire envoyée aux procureurs en décembre 2015, M. Ramid accuse tour à tour magistrats, greffiers et personnel des tribunaux de manque de vigilance face à un phénomène qui prend de l’ampleur. Dans sa circulaire, le ministre précise en effet que plus de 1 200 dossiers ont été perdus dans les juridictions en 2015, ce qui représente autant de dossiers classés et de litiges non résolus.

«C’est un souci récurrent qui peut survenir pour plusieurs raisons», explique Ahmed Taouh, avocat à la Cour. Il ajoute : «Quand une pièce de l’instruction ou un dossier est introuvable, le tribunal finit par prendre une décision d’irrecevabilité de la procédure. L’affaire est donc terminée, sauf quand le greffe ou le parquet retrouvent le dossier dans les délais de la prescription délictuelle et ressaisissent la juridiction». Au pénal, c’est encore plus sidérant. Comme cette scène surréaliste qui a eu lieu vendredi 5 février au tribunal correctionnel de Casablanca : «Bon, nous avons recherché partout, au parquet, chez les magistrats, au greffe, mais impossible de retrouver votre dossier», lance le magistrat au prévenu, avant d’ajouter : «On ne peut pas vous juger. La procédure est donc annulée, vous pouvez rentrer chez vous. On vous reconvoquera si on le retrouve». Il n’est pas rare de voir cette situation, même au tribunal de première instance: «Il se peut qu’un dossier se perde entre le greffe du tribunal et les services administratifs avec lesquels les échanges se font (Impôts, conservation foncière…). Heureusement, dans le cas d’une affaire, le greffe du tribunal, prudent, conservait des copies complètes avant l’envoi : cela a permis de relancer les procédures et d’avoir un jugement correct et convenablement enregistré», explique de son côté un magistrat du tribunal de première instance de Casablanca. Il conclut : «Il faut relancer le greffe, soit directement, soit par l’intermédiaire de l’avocat qui n’a pas fini son travail en s’assurant de la notification correcte et de l’envoi du jugement». Mais la perte de dossiers n’implique pas forcément l’annulation de la procédure. Dans plusieurs cas, le juge suspend le jugement et surseoit à statuer afin de donner le temps aux greffiers de retrouver le dossier. Ou encore, lorsque seulement une pièce du dossier fait défaut, le magistrat peut continuer l’instruction le temps de reconstituer le dossier.

Grand problème d’archivage dans les tribunaux

Selon les magistrats, cette situation relève d’un grave problème d’archivage dans les tribunaux. En effet, les différentes catégorisations des archives (première main, intermédiaires et mortes) ne sont pas forcément applicables au cadre judiciaire : toutes les archives sont de première main et aucune n’est totalement morte. Dans les juridictions, les archives qui se trouvent sur place ne dépassent pas cinq ans. Dès qu’on remonte à plus ancien, il faut se déplacer dans les différents locaux loués par le ministère de manière presque informelle. Dans une circulaire, le ministre de la justice indique à cet effet qu’un «nouveau système informatisé d’archivage des dossiers et de leurs pièces sera mis en place afin d’éviter les pertes». En effet, le ministère compte enfin passer à l’acte en ce qui concerne la politique d’archivage numérique commencée en 2014. Depuis, les juridictions ont été dotées de bornes numériques mais, surtout, le personnel jouit d’un parc informatique bien plus développé. Selon le ministère, les tribunaux sont en moyenne dotés de 5 machines destinées seulement à l’archivage, la variation dépend de la quantité de dossiers traités par juridiction.

Mais la circulaire ne s’arrête pas à des vœux pieux. Désormais, les greffiers ont «l’obligation d’archiver numériquement toutes les pièces de tous les dossiers sans attente de validation par les tiers». Pour ce qui est du support électronique utilisé pour l’archivage, le ministre indique la nécessaire «neutralité» (qu’il soit consultable à partir de tous les terminaux), et ce, pour «garantir le principe du contradictoire». «Le système d’archivage numérico-analogique s’inscrit résolument dans une démarche de modernisation des moyens de preuve, préservant leur efficacité, et s’intégrant pleinement à l’économie numérique», conclut la circulaire du ministre.