«Nos procédures sont trop compliquées et nous empêchent de bosser !»
21 juillet 2017
Yasmina Rheljari (344 articles)
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«Nos procédures sont trop compliquées et nous empêchent de bosser !»

Je travaille dans une grande entreprise depuis 7 ans et je me rends compte de plus en plus que je passe la majorité de mon temps à gérer des problématiques en interne comme des réunions inutiles (qui sont là uniquement pour ne pas froisser les susceptibilités ou se gargariser de résultats «sur le papier»), des procédures tellement complexes que je comprends certains fournisseurs de ne plus vouloir travailler avec nous ! Du coup, je n’ai pratiquement plus de temps pour faire ce pourquoi on me paye : aller chercher de nouveaux business ! Que me conseillez-vous ?K.F.- Casablanca

Jack Welch, alors à la tête de la plus grande entreprise du monde, General Electric, ne cessait de répéter la même vision : «Etre leader sur nos marchés tout en préservant notre agilité». Et il avait raison ! Car avoir des ambitions de «numéro 1» est une excellente chose mais cela va difficilement avec une certaine souplesse de mode opératoire. Et pour cause : le plus souvent, pour être leader, nous avons besoin d’être «imposant» et donc de mettre en place des procédures pour faire en sorte que les milliers de personnes qui y travaillent le fassent de la «même façon». Or ces procédures peuvent devenir rapidement de véritables freins à la performance! Car certaines entreprises sont beaucoup plus prolixes en procédures internes qu’en innovation sur leurs produits par exemple. Ainsi, on découvre des interdits à n’en plus finir, des circuits de validation dignes des 12 travaux d’Hercule et des procédures qui ont été «améliorées» au fil des ans pour en faire de véritables usines à gaz ! Tout cela parce qu’on a perdu de vue la raison d’être des procédures : protéger l’entreprise et fluidifier les flux.

Vu la taille de votre entreprise, vous ne pourrez impacter ces procédures, il faudrait pour cela que la Direction prenne en charge le sujet et remette à plat toute l’organisation. Aussi, vous allez devoir vous concentrer sur votre propre champ d’action !

Apprenez à dire non et pourquoi

Vous n’êtes pas OBLIGÉ d’assister à toutes les réunions je vous assure ! Aussi, lorsque vous voyez que votre présence n’est d’aucune utilité ni pour vous ni pour l’entreprise, déclinez tout simplement l’invitation. Vous verrez qu’en agissant de la sorte vous gagnerez au minimum 5 heures par semaine (si ce n’est plus) !

Enfin, lorsque quelqu’un vous répondra «c’est impossible d’avoir le OK avant 10 jours», demandez-lui POURQUOI tout simplement. Vous serez étonné d’apprendre qu’en réalité, il suffirait à cette personne de valider un point sur le «système» et de signer un document. Ce qui lui prendrait très exactement 15 secondes ! Et non 10 jours…

Soyez créatif avec eux

On est parfois son pire censeur. Car on finit par penser réellement que certaines choses sont impossibles. Juste par ce que PERSONNE n’a pensé avant à remettre en question certains paradigmes et qu’on dit la terrible phrase: «On fait comme ça parce qu’on a TOUJOURS fait comme ça». Est-il vraiment impossible de choisir d’autres voies ? Avez-vous déjà essayé ?

Un participant nous racontait une fois qu’il avait justement cherché à savoir OU était écrite une procédure qui le ralentissait dans son travail.Après plusieurs jours de recherche, il s’est avéré que cette procédure… n’existait pas !

Aussi, rapprochez-vous des personnes qui SAVENT, des gardiens du temple comme on dit, par exemple les financiers, les auditeurs…, et demandez-leur comment ils pourraient faire pour rendre l’application de certaines procédures plus fluide.

Enfin, nous sommes nous aussi responsables de la fluidité des procédures, alors, une fois cette chronique lue, n’oubliez pas d’ouvrir ces parapheurs qui traînent sur votre bureau depuis des jours et de signer les documents qui s’y trouvent!

A vous de jouer.

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