Conf’call ou réunion ?
5 décembre 2017
Yasmina Rheljari (347 articles)
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Conf’call ou réunion ?

Je suis complètement débordé par toutes les urgences qui ne cessent de s’accumuler chaque jour. J’ai pas mal de déplacements, et surtout des REUNIONS qui me prennent énormément de temps. Sachant que je perds un temps fou dans les embouteillages en ville, je voudrais proposer à mes clients et partenaires d’opter plus souvent pour des visio ou conf’call mais beaucoup sont encore réticents. Comment les convaincre ? Que me conseillez-vous ? C.P.- Casablanca

Vous avez tellement raison de vous poser cette question ! Car il est vrai que nous perdons un temps fou dans les transports sans parler du stress inhérent à la circulation et à la difficulté de se garer. Résultat: nous arrivons en réunion déjà stressés et surtout nous ne pouvons pas faire autant de rencontres que nous voudrions/pourrions dans une même journée ! Ainsi, par exemple à Casablanca, un max de 4 réunions «face-à-face» qui nécessitent des déplacements est envisageable. C’est la différence entre le temps brut et le temps net de travail. Entre un temps inutile et un temps utile.

Avec ce type de solutions, nous augmentons, pour nous mais aussi pour nos partenaires, ce «net de travail !»

Vous serez plus efficace et réactif

Il est normal que certains de vos partenaires et clients qui ne sont peut-être pas encore habitués à ce type d’outils soient réticents. Et ce, en général pour deux raisons : peur d’une efficacité moindre (les moins récalcitrants) et ressenti du peu d’importance que vous leur accordez en ne «daignant pas vous déplacer» pour les voir (les plus récalcitrants).

Commencez par sensibiliser les «moins récalcitrants»! Par exemple, en leur proposant ce système pour des réunions «intermédiaires» ne traitant que de points «anodins» de votre partenariat. Ils se rendront très vite compte des avantages de cet outil. D’abord parce que vous serez beaucoup plus réactif (compte rendu de la réunion envoyé «live», envoi des informations 2 minutes après la fin du call…) mais aussi parce que cela leur fera gagner du temps car, nous le savons, une conf’ call est toujours plus «courte» qu’une vraie réunion (bien entendu à condition que la «technique» suive, car rien de plus frustrant que d’avoir des soucis de connexion ou de son lors de ce type de réunion).

N’oubliez pas également qu’une réunion de ce type S’ANIME ! C’est-à-dire qu’outre l’importance qu’elle soit utile et efficace, elle doit AUSSI être AGREABLE et CHALEUREUSE : alors à vous de faire en sorte de bien la préparer, de partager des documents clairs et précis et d’adopter un rythme et un ton de voix qui captivera l’attention de vos interlocuteurs tout au long de la conf/visio call.

Plus de temps pour du temps de qualité avec vos clients

Resteront les récalcitrants (il y en a toujours dans toute conduite de changement !) tenaces qui pensent que rien ne vaut une bonne réunion pour avancer vraiment. Avec ceux-là, vous devrez être plus patient, et bien travailler la qualité de la relation pour qu’ils ne pensent pas que vous leur proposez cela par manque de respect ou en signe du peu d’importance que vous leur accordez. Et vous verrez qu’assez rapidement, vos interlocuteurs seront les premiers à vous proposer une conf/visio call !

Bien évidemment, il ne s’agit pas de ne PLUS JAMAIS avoir des réunions en «face to face» mais au contraire de savoir «trier» entre celles qui peuvent se passer de ce type d’échange au profit de celles qui sont indispensables. Ainsi, en procédant de la sorte vous allez pouvoir offrir à vos clients et partenaires du TEMPS DE QUALITE !

Alors, organisez régulièrement des rencontres et déjeûnez pour échanger avec vos partenaires. Et cette fois-ci… prenez le temps !

A vous de jouer ! 

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