Digitalisation de la formation : quels enjeux ?
17 novembre 2017
Lavieeco (23994 articles)
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Digitalisation de la formation : quels enjeux ?

La vraie digitalisation est un processus de conduite de changement qui doit prendre en considération les caractéristiques spécifiques à chaque entreprise. En termes de retour sur investissement, le digital permet de mesurer les bénéfices de la formation sur la base des engagements mesurables.

La digitalisation de la formation sert à améliorer l’expérience formation et favoriser l’engagement des collaborateurs en faveur du réinvestissement des acquis en situation de travail. Ceci dit, l’expression «digitalisation de la formation» reste souvent confuse…

Les nouvelles technologies ont sans doute révolutionné notre mode de vie. A travers nos smartphones, nos tablettes, via internet, nous échangeons, nous nous informons, nous consommons de l’information au quotidien. Cependant, la digitalisation de la formation n’est pas une simple question d’intégration d’outils digitaux dans la formation ; la vraie digitalisation est un processus de conduite de changement qui doit prendre en considération les caractéristiques spécifiques à chaque entreprise.

Comment digitaliser la formation en entreprise ?

Au sein de l’entreprise, on a souvent tendance à raisonner la formation en masse. Cette approche implique un temps considérable en amont de la mise en œuvre (centralisation des besoins, issus des solennels entretiens d’évaluation, leur qualification, l’arbitrage,…) Ces délais ne sont plus acceptables aujourd’hui au regard des besoins d’adaptation rapide que connaît l’entreprise.

Digitaliser la formation revient donc à penser en mode agile et oser essayer autre chose au lieu de réaliser des ingénieries pour deux ans et mettre en place des modules qui, disons-le, n’intéressent pas souvent les trois quarts des collaborateurs.

Dans cette perspective, le projet de digitalisation de la formation doit s’appuyer sur quatre axes fondamentaux :

1- Projection et co-conception : Innovation dans l’approche :

Le digital nous oblige à transformer nos modes de travail, nos modes de pensée et nos pratiques business. Dans ce contexte il est plus que nécessaire de repenser et de transformer également la façon dont on appréhende la formation. 

Il est intéressant à cet égard d’inscrire la formation dans une dimension prospective et la co-concevoir avec les métiers. La dimension prospective implique la modernisation de l’approche pédagogique de manière à susciter auprès de l’apprenant de l’émotion, de l’enthousiasme, de l’étonnement, de la confiance afin de créer une expérience formation incomparable. La co-conception, quant à elle, vise essentiellement la personnalisation de l’approche pédagogique; pour cela il est possible de réaliser des pilotes sur des SPOC (Small Private Online Courses) et customiser le contenu en fonction des besoins du métier avant déploiement.

Au-delà des contenus à développer, il faut veiller à créer les conditions favorables pour que l’ensemble des collaborateurs puisse suivre sa formation en ligne. Tous vos collaborateurs ne disposent pas d’un endroit calme pour se former, notamment dans les open space, ce qui peut impacter vos taux de participation. Pour cela, il est nécessaire lors de la conception d’un parcours de partir des réalités terrain afin de sélectionner les modalités pédagogiques les plus adaptées à l’environnement de vos collaborateurs. A titre d’exemple, pour des opérationnels (techniciens, ouvriers, commerciaux nomades…) il serait utile de penser soit à réserver un espace équipé (PC, casques audio, …) pour qu’ils puissent une fois par semaine suivre leur formation et en discuter sur place, comme il est possible de mettre à leur disposition une application mobile permettant de suivre la formation.

2- Influence et acculturation: l’écosystème informatique et digital

Lorsqu’on évoque les MOOC, COOC, SPOC, LMS (Learning Management System),.., nous faisons appel au socle technologique. Il s’agit de savoir si le SI permet de déployer les modalités pédagogiques souhaitées. Assez souvent, toute l’infrastructure de l’entreprise est très marquée par des enjeux de sécurité, ce qui rend difficile toute ouverture vers d’autres écosystèmes. Ainsi l’aspect technologique ne se limite pas au choix de la plateforme ou du campus digital où les collaborateurs auront demain accès à l’ensemble des ressources de formation ou d’apprentissage, mais c’est aussi s’assurer de leur interfonctionnement avec l’écosystème informatique de l’entreprise. 

Aussi, souvent les responsables formation ne sont pas suffisamment outillés pour anticiper les problématiques techniques qui ne sont pas forcément insurmontables. Il est donc nécessaire d’impliquer la DSI dès la phase projet afin de prendre connaissance des différentes objections qu’elle pourra opposer (bande passante, compatibilité, accès réseau,…) et de récolter les réponses auprès du prestataire par la suite. Garder toujours à l’esprit que la direction des systèmes d’information se méfie des outils digitaux, en raison principalement des risques liés à la sécurité. Pour cela le leadership RH est très important pour faire bouger les lignes, influencer les choix et jouer pleinement son rôle de sensibilisation et d’acculturation auprès de la DSI.

3- Mieux communiquer: Accompagner au changement

La digitalisation de la formation est une transformation de la manière de former et de se former. Pour garantir le succès de votre projet, il est nécessaire de convaincre les acteurs-clés. A cet égard, posez-vous les bonnes questions: qui sont vos relais les plus efficaces au sein de l’entreprise ? Qui pourra lever les résistances et calmer les peurs légitimes des collaborateurs? Qui pourra leur expliquer l’utilité et la pertinence de cette nouvelle démarche de formation ?

Le premier travail consistera à s’assurer que les managers de proximité soient convaincus de l’utilité de la formation digitale afin qu’ils puissent répondre aux questions des collaborateurs. Ce qui ne constitue pas une mince affaire car très peu de managers ont suivi eux-mêmes des parcours digitaux. Il s’agit donc d’acculturer les managers aux nouvelles pratiques de la formation. Pour cela, il n’y a pas mieux que de les inviter lors de la phase pilote d’un MOOC ou d’un COOC afin qu’ils puissent apprécier la qualité des supports de formation et s’approprier les fonctionnalités collaboratives des plateformes. De cette manière vous pourrez également bénéficier de leur feed-back sur le contenu et son adéquation aux attentes de leurs collaborateurs.

Changer de mode de formation par la digitalisation est un projet de conduite de changement et doit être traité comme tel. A cet égard, il est important de s’assurer que l’ensemble des collaborateurs concernés y adhère. C’est pourquoi il est plus que nécessaire de construire un plan de communication complet avec les équipes de communication interne et multicanal. Attention néanmoins à ne pas inonder les collaborateurs par des mails, ce qui est par expérience infructueux. Appuyez-vous sur des approches innovantes et des contenus de messages décalés pour donner l’envie d’aller plus loin. A titre d’exemple, aménager un espace dédié à la formation digitale, organiser un teaser de lancement, mais surtout alimenter les managers en kit de communication pour en faire vos propres ambassadeurs.

Aussi, s’agissant d’un projet de changement, il est nécessaire d’obtenir l’engagement fort et explicite du Top management en faveur du projet de digitalisation. Ils doivent être en mesure d’expliquer la démarche et l’importance du projet, c’est pourquoi il est nécessaire d’associer le Top management aux différentes instances de communication autour du projet ; leur présence se traduit toujours par des taux de participation des collaborateurs élevés.

4- Pilotage et optimisation: une question d’appréciation

La mesure du ROI (Return On Investment) reste une question fondamentale en entreprise, notamment auprès des comités exécutifs où prédomine la culture du chiffre et de la rentabilité. Par ailleurs, les reportings qui en découlent cantonnent la formation dans une position défensive du fait qu’ils soient produits dans une logique de justification des dépenses. Cette approche s’explique par le fait que les informations récoltées à l’issue d’une formation traditionnelle sont peu nombreuses : le nombre de participants et quelques retours, souvent confus, sur la qualité de la formation elle-même.

Le digital permet désormais de descendre à un niveau de granularité permettant d’envisager l’évaluation de la formation sous l’angle du ROE «Return on Expectations» de la formation, de savoir si tous les besoins ont été comblés et qu’aucun collaborateur n’est resté sur le bord du chemin. Autrement dit, le digital permet de mesurer les bénéfices de la formation en termes d’engagement mesurables.

En effet, les plateformes LMS permettent de savoir si la formation répond réellement au besoin. Par exemple, lors du déploiement d’un COOC, on peut identifier qui a consulté l’ensemble des ressources, quelles ressources sont le plus ou moins consultées. Si vous constatez que personne ne termine son parcours, il est probable que celui-ci ne soit pas adapté ou compliqué ? De l’autre côté, si une ressource est consultée à plusieurs reprises, il est nécessaire d’envisager un approfondissement du sujet.

Pour ce faire, il est important de s’assurer du type de données que la plateforme LMS choisie peut fournir, certaines permettent d’obtenir un grand nombre de données sur les usages des participants, alors que d’autres ne facilitent pas trop leur exploitation. En outre, il s’agit de vérifier également le format de restitution des données; certaines plateformes proposent des interfaces intuitives, alors que d’autres les restituent sous forme de tableaux difficiles à manipuler.  Enfin et en fonction de la plateforme choisie, il est impératif de former un «Data miner» afin de mieux comprendre le comportement des apprenants et d’optimiser davantage les formations suivantes.

Comment évolue le métier de Responsable formation et de formateur ?

L’étude Roland Berger  précise que 42% des métiers au sein du marché français présentent une probabilité d’automatisation dont un grand nombre de tâches intellectuelles. Croire que ce constat n’est pas applicable au marché marocain serait une erreur. Certes, le Maroc a été classé récemment 50e sur 60 pays dans l’étude sur l’évolution du digital réalisé par Mastercard et la Fletcher School. En effet, ce positionnement reflète le rythme de progression digitale relativement faible au Maroc, mais il le place dans la catégorie des «challengers», à savoir les pays qui connaissent une forte dynamique digitale et qui intéressent les investisseurs digitaux en l’occurrence.

A cet égard, nous assistons au Maroc, notamment ces cinq dernières années, à l’arrivée, dans l’entreprise comme dans l’enseignement, de nouvelles méthodes de conception, de production de travail et d’organisation basées sur du digital (recrutement via les réseaux sociaux, transformation digitale des parcours client, notamment dans le secteur bancaire, création du Campus virtuel marocain au sein de l’Université Mohammed V à Rabat, émergence d’un ensemble de services digitaux.) Ce qui a pour incidence un impact direct sur les habitudes et les modes de fonctionnement. Partant de ce principe, la digitalisation concerne aussi bien les hommes que les organisations et même leur culture. En effet, la transformation digitale est un sujet plus sociologique que technologique, c’est pourquoi la transformation digitale touche tous les métiers sans exception : des RH aux finances d’entreprise en passant par la gestion de projet et le marketing produit.

De ce fait, les métiers de Responsable formation et de formateur sont les plus concernés, ils bougent à tous les stades tant au niveau des tâches qu’au niveau de leur posture.

Ainsi, le responsable formation a tout intérêt à développer ses capacités de communication, de marketing et son leadership afin de faire adhérer les différents acteurs au sein de l’entreprise aux nouvelles approches et solutions de développement des compétences qu’il préconise .

Dans le même sens, le métier du formateur est bouleversé, des changements de fonds dans son approche de la formation sont attendus de sa part. Ainsi le formateur doit être capable d’employer des outils digitaux dans un but professionnel (s’appuyer sur le modèle SAMR ), développer sa capacité à travailler en mode collaboratif via les LMS, être agile et abandonner le concept d’obsolescence programmée des informations qu’il détient.

Outre ses compétences de digital worker, le formateur devient un facilitateur d’accès à la connaissance un «Community manager». L’enjeu pour lui est de s’approprier de nouvelles postures en phase avec les exigences du digital: capacité d’adaptation à la situation de chaque apprenant, développer son humilité (les apprenants peuvent être plus informés que lui grâce au web), renforcer sa proactivité (organiser une veille informative pour suivre les tendances et les diffuser en temps réel) et enfin savoir mettre en valeur ses projets de formation, les rendre plus attractifs et leur donner du sens.

In fine, le digital learning est une nouvelle façon de se former qui s’appuie sur les nouvelles technologies et exploite nos habitudes et nos usages des outils digitaux au quotidien. Il ne faut cependant pas croire que ces habitudes sont immédiatement transposables dans le milieu professionnel et contribueront forcément à la réussite du projet de digitalisation de la formation. Pour que votre projet de digitalisation réussisse il est impératif de questionner en amont le degré de maturité digitale de votre entreprise. Autrement dit, le digital est-il suffisamment ancré dans les habitudes professionnelles de vos collaborateurs ? Vos collaborateurs ont-ils un accès personnalisé aux outils numériques ? Disposez-vous d’un espace de partage «cloud» ou d’un réseau social d’entreprise ?

La réponse à ces questions permettra de mieux cerner les caractéristiques de votre entreprise et d’identifier le juste dosage pour mixer entre présentiel et digital car tout l’enjeu du digital réside dans l’expérience formation qu’il va procurer à vos collaborateurs.

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